Aussonderung behördlichen Schriftgutes

Die Behörden und Gerichte des Landes sind gesetzlich verpflichtet, ihr analoges und digitales Schriftgut vollständig dem Landesarchiv zur Übernahme anzubieten, wenn es für die Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt wird bzw. wenn die Aufbewahrungsfristen des Schriftgutes abgelaufen sind. Anzubietendes Schriftgut sollte in Anbietungslisten erfasst und dem Landesarchiv zur Verfügung gestellt werden. Nehmen Sie hierzu bitte Kontakt zu der für Sie zuständigen Abteilung des Landesarchivs auf.

Auf der Grundlage der Anbietungslisten wird eine Bewertung oder Vorbewertung der angebotenen Unterlagen vorgenommen. Bei Bedarf nehmen die Archivarinnen und Archivare nach erfolgter Vorbewertung noch Einsicht in das angebotene Schriftgut und dazugehörige Findmittel in der Registratur der anbietenden Stelle. Das angebotene Schriftgut sollte daher im Zuge der Aussonderung entsprechend gekennzeichnet und in der Registratur möglichst separiert werden, um eine zügige Sichtung und Bewertung der archivwürdigen und nicht archivwürdigen Unterlagen zu gewährleisten.

Archivwürdiges Schriftgut ist zusammen mit einem Abgabeverzeichnis an das Landesarchiv abzuliefern. Nach Bestätigung des vollständigen Eingangs können die ausgesonderten und als nicht archivwürdig eingestuften Unterlagen vernichtet werden.

Alle an das Landesarchiv abgegebenen Unterlagen werden durch uns zügig bearbeitet, das heißt gereinigt, fachgerecht verpackt, bei Bedarf restauriert, in unserem Archivinformationssystem Arcinsys erschlossen und in unsere klimatechnisch überwachten Magazine eingelagert.